Una de las preguntas más frecuentes de los nuevos transportistas es acerca de la auditoría por parte del FMCSA a nuevos transportistas y cuáles son los documentos que van a necesitar.
Si abriste tu compañía de transporte hace poco tiempo y aún no te han enviado una carta donde te informan que te estarán auditando no te desesperes, pronto la recibirás!
Todo comienza cuando un transportista obtiene el permiso para operar en el comercio interestatal, al hacerlo, este comenzará a participar de forma automática en el ¨Programa de Evaluación de Seguridad para Nuevos Participantes ´.´
Bajo este programa, El Nuevo Participante será monitoreado durante el período inicial de 18 meses en el cual, este deberá operar con seguridad, mantener registros actualizados, realizar inspecciones periódicas , realizar mantenimiento al vehículo comercial (CMVs) y pasar la Auditoría de Seguridad.
Durante esta inspección el FMCSA va a monitorear el desempeño de seguridad a través de inspecciones en tránsito y concederá autorización permanente si el Autotransportista cumple con todas las regulación.
En general, las auditorías, las revisiones de cumplimiento / intervenciones se llevan a cabo en el lugar principal del negocio aunque muchas veces se hacen de forma Online sin la necesidad de que un funcionario se presente en su oficina.
¿Quién está implicado?
Un investigador de seguridad federal estadounidense certificado, un funcionario estatal ó provincial de seguridad. El transportista (posiblemente incluyendo a los gerentes, conductores, mecánicos y otro personal).
¿Qué se necesita presentar ante una auditoria?
Es importante que la compañía de transporte cuente con toda la documentación necesaria a la hora de enfrentarse a una auditoria para evitar demoras y/o suspensión de la misma.
A continuación podrá encontrar una lista de requisitos que uno de nuestros clientes recibió por parte de un funcionario estatal. Esta auditoría fue realizada en modo online por lo que todos los documentos se enviaron a un sitio web designado.
Lista de conductores:
Enviar una lista con todos los conductores actuales de la compañía incluyendo nombre, apellido , fecha de nacimiento, fecha en la que se contrató, número de licencia y la fecha en la que esta fue emitida.
Lista de vehículos:
Enviar una lista con todos los vehículos actuales de la compañía señalando número de unidad, numero de identificación del vehículo (VIN#) número de placa y el estado.
Prueba de seguro:
Enviar una copia de la forma MCS–90 y del certificado de seguro de responsabilidad (Liability)
Contacta a su agente de seguro para obtener una copia de la forma MCS–90.
Certificado médico:
Enviar una copia del certificado médico de uno de los conductores. El de su elección.
Registros de manejo del conductor:
Enviar una copia de este registro. Conocido como MVR, este registro contiene información valiosa acerca del historial de manejo . Incluye violaciones de movimiento y no movimiento , accidentes que resultaron en citaciones , restricciones de manejo, etc.
Licencia de conducción:
Enviar una copia de licencia de uno de los conductores. El de su elección.
Registros de trabajo del conductor y documentos de apoyo:
RODs por sus siglas en ingles.
Enviar una copia de los últimos 30 días de registro del libro electrónico de uno de los conductores así como también recibos de combustible, recibos de peaje, y documentos de flete (bills of lading).
Inspección del vehículo comercial:
Enviar copia de una inspección anual de uno de los vehículos comerciales.
Programa de alcohol y droga:
Enviar copia de una prueba de alcohol y droga realizada a un conductor antes de este haber sido contratado (pre–employment drug test)
Enviar prueba de un programa de prueba aleatorio ( Random Testing Program ) y una lista de los conductores en el programa. La prueba consiste en un contrato firmado, recibo de pago o una carta de un administrador del programa en la cual se confirme se participación en el programa.
Registro de accidentes:
Enviar una copia de algún accidente que usted (asumiendo que se conductor) o alguno de sus conductores hallan estado envueltos en los últimos 3 años.
Lidiar con una auditoría puede llegar a ser un proceso estresante si no cuenta con todos los documentos requeridos. Es muy importante que guarde los registros de todas estas actividades para evitar contratiempos a la hora de la auditoría. Si recibió notificación de su auditoria no la ignore . Participar en esta auditoria es obligatorio y no hacerlo traer como consecuencia la suspensión de su compañía.
Manténgase en contacto con el oficial que le fue asignado y aclare con él cualquier duda que pueda tener.
Argon Truck Services cuenta con basta experiencia para ayudarlo en este proceso, nuestros agentes están siempre a la orden para ayudarlo antes, durante y después de una auditoría. No dude en contactarnos si necesita ayuda o información.
Muy profesional e instructivo el artículo.